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湖南商学院校友工作办公室首问责任制

编辑人:来源:阅读:46次发布时间:2017-04-26 16:54:04

 为了进一步改进我办工作作风,提高工作效率,保证服务质量,确保校友和师生员工满意,特制定本制度。
  一、校友或师生员工给我办来函、来电或来访,无论办理何事,第一位接待的工作人员即为首问责任人。
  二、首问责任人要热情接待来函、来电或来访人员,负有为其服务的责任,必须做到使用文明、规范的用语;耐心听讲,认真受理,服务周到。
  三、属于首问责任人职责范围的事项,要按有关规定及时接洽,能马上办理的即予办理,不能马上办理的,应耐心说明情况;不属于首问责任人职责范围的事项,首问责任人要负责向对方明确地告知本办其他责任人。
  四、属于业务不明确或首问责任人不清楚的事项,或不属于本办责任事项,首问责任人要及时与学校其他相关部门联系,首问责任人要耐心给予解释,并帮助落实有关承办部门。对校友和师生员工提出的问题或要求,无论是否是自己职责(权)范围的事,都有责任和义务给对方以一个满意的答复。
  五、校友或师生员工来函来电反映情况或请求帮助,接听电话的办公室人员为首问责任人,首问责任人应将来函、来电内容,来函、来电人姓名、联系电话等登记在册。属于本人业务范围的,应认真负责地回答;属于其他人员或部门业务范围的,应将有关的电话号码告知来函、来电人。办公室人员接答电话都应热情礼貌,并尽可能地回答问题。如有必要回函答复的,要尽量回函答复。
  六、对于校友或师生反映的问题或请求的事项,不属本部门职责范围,必须由其他部门办理的,在转达其他部门之后,要督促或协助其他部门办理,并及时向校友或师生反馈办理情况。
  七、对首问责任人的处理:
  1、责任人没有做到首问责任要求尚未造成不良后果的,予以谈话告诫。
  2、责任人接待推诿或刁难校友或师生产生不良后果的,一经查实,给予批评教育,情节严重、影响恶劣的,给予当年考核不称职或直至纪律处分。
                                             
                     湖南商学院校友工作办公室


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